מה ההבדלים בין מרכזייה רגילה למרכזייה בענן?

המון ארגונים ועסקים משתמשים במרכזיות וכל זאת על מנת שיוכלו לנהל בצורה אפקטיבית שיחות פנים ושיחות חוץ. כיום, יש שני סוגים פופולאריים של מרכזיות בהן, מרכזיות רגילות ומרכזיות בענן.
כל אחת מהמרכזיות מציעה פתרונות שונים לניהול התקשורת בעסק ולכן חשוב מאוד להבין את ההבדלים בין שני הסוגים וכך לבחור את המערכת המתאימה ביותר לצרכי הארגון או העסק.

הכתבה בשיתוף עם חברה המספקת שירות מרכזיה לעסקים.

מהי מרכזייה רגילה?

מרכזייה רגילה (או פיזית) היא מערכת טלפוניה שמותקנת פיזית במשרד או במבנה העסקי.
מרכזיות אלה משתמשות בקווי טלפון נייחים לניהול שיחות טלפון ומצריכות התקנה של חומרה פיזית כגון לוחות תקשורת, טלפונים וחיווט.

מהי מרכזייה בענן?

מרכזייה בענן, לעומת זאת, היא מערכת טלפוניה המנוהלת דרך האינטרנט באמצעות טכנולוגיית VoIP (Voice over Internet Protocol). בניגוד למרכזיות פיזיות, המרכזייה בענן אינה מצריכה התקנה של חומרה פיזית במשרד, והיא פועלת באמצעות שרתים מרוחקים בענן המנוהלים על ידי ספק השירות.

התקנה וחומרה

מרכזייה רגילה: דורשת התקנה פיזית של חומרה במשרד. זה כולל רכיבים כמו לוחות תקשורת, טלפונים קוויים, חיווט ועוד. תהליך ההתקנה עשוי להיות מורכב ויקר, ודורש מקום ייעודי במשרד למערכת.

מרכזייה בענן: לא דורשת התקנה פיזית במשרד, מכיוון שכל התשתית מנוהלת בענן. כל מה שצריך זה חיבור לאינטרנט וטלפונים תומכי VoIP. תהליך ההתקנה הוא פשוט ומהיר יחסית, ולא מצריך מקום פיזי נוסף במשרד.

עלות

מרכזייה רגילה: העלות הראשונית של התקנת מרכזייה פיזית יכולה להיות גבוהה מאוד, בעיקר בגלל הצורך בחומרה, חיווט ושירותי התקנה. בנוסף, ישנן עלויות תפעול שוטפות כמו תחזוקה, תיקונים ושדרוגים.

מרכזייה בענן: מציעה חיסכון משמעותי בעלויות, בעיקר כי אין צורך ברכישת חומרה יקרה או התקנה פיזית. העלויות כוללות תשלום חודשי לספק השירות. מדובר על עלויות נמוכות יותר מאשר במרכזייה רגילה, במיוחד כשמתחשבים בעלויות התחזוקה והשדרוגים שמנוהלות על ידי הספק.

הרחבה ושדרוג

מרכזייה רגילה: מוגבלת בגמישות שלה. אם העסק גדל ויש צורך להוסיף קווי טלפון נוספים, יהיה צורך בהתקנה של חומרה נוספת, מה שעלול להיות מורכב וגם יקר. בנוסף, במקרה של מעבר למשרד חדש, ייתכן שתידרש התקנה מחדש של המערכת.

מרכזייה בענן: מציעה גמישות גבוהה בהרבה. ניתן להוסיף או להסיר קווי טלפון ושלוחות בלחיצת כפתור, וללא צורך בהתקנה פיזית נוספת. בנוסף, המרכזייה בענן מאפשרת לעובדים לגשת למערכת מכל מקום בעולם שבו יש חיבור לאינטרנט, מה שמאפשר עבודה מרחוק בקלות.

תחזוקה ושדרוגים

מרכזייה רגילה: מצריכה תחזוקה שוטפת ושדרוגים תקופתיים. תקלות במערכת יכולות להוביל לצורך בתיקונים פיזיים.

מרכזייה בענן: התחזוקה והשדרוגים מתבצעים על ידי ספק השירות. זה כולל עדכונים אוטומטיים, גיבויים וכו'. הדבר מבטיח שהמערכת תפעל תמיד בצורה חלקה וללא הפרעות.

יכולות מתקדמות

מרכזייה רגילה: מרכזיות פיזיות מסורתיות מוגבלות בפונקציות שהן מציעות, ולעיתים קרובות אינן כוללות תכונות מתקדמות כמו ניתוב שיחות חכם, הקלטת שיחות, או שילוב עם מערכות CRM.

מרכזייה בענן: מציעה מגוון רחב של פונקציות מתקדמות המשפרות את התקשורת והניהול בעסק. זה כולל ניתוב שיחות חכם, הקלטת שיחות, הודעות קוליות ישירות למייל, שילוב עם מערכות CRM ועוד.