החשיבות של אירוע אופסייט וכיצד תארגנו מפגש מוצלח

התרבות הארגונית החדשה בעידן המודרני של ימנו קושרת לרוב בין שביעות רצון העובדים בארגון מהאווירה, סביבת העבודה, הגיוון ויצירת חוויות צוותיות להצלחה עסקית כוללת ואף עוסקת בכלים ליישום נכון של כל אלו, כאשר אחת האפשרויות הבולטות והמובילות בשנים האחרונות במחוזותינו היא יצירת אירוע "אופסייט" – מודל חדשני לקיום פעילויות ארגוניות בלוקיישנים חיצוניים, מחוץ לכותלי הארגון או החברה, לטובת שינוי האווירה ולשיפור הפרודוקטיביות.

מודל אופסייט ( (Offsiteמתייחס בבסיסו אל סביבת העבודה היום-יומית כאל כלי ומכיר בקשר שבין סביבת עבודה אופטימלית להשגת יעדים עסקיים. בשונה מהגישה המסורתית שהייתה נהוגה בעשורים הקודמים, גישה שעסקה בעיצוב ובשיפור סביבת העבודה השוטפת בדגש על משרדי הארגון ומתחמי העבודה, מודל האופסייט משלב למעשה בין עבודה שוטפת במתחם העבודה הקבוע לבין הפוגות גיוון באמצעות קיום מפגשים ייעודיים מחוץ לארגון.

בראשית המודל הועברו למתחמי חוץ מפגשי מיתוג, תצוגות ואירועי מכירות ובהמשך נמצאה החשיבות גם במפגשים ואירועים פנימיים מחוץ לארגון, כך לדוגמא ביצירת אירועי חברה קטנים ואינטימיים, ימי כיף ופעילויות גיבוש, ערבי צוות ומפגשים חברתיים, ובסופו של יום בזכות היתרונות הרבים שנוצרו, התרבו אט אט החברות והארגונים שבחרו לשלב במסגרת זו גם ישיבות מנהלים קבועות, מפגשי סיעור מוחות, פגישות עבודה חשובות ועוד.

חשיבות ויתרונות המודל

החשיבות המרכזית בקיום מפגשי אופסייט מצויה הן בהיבט של HR  (משאבי אנוש) וכן ביצירת שביעות רצון גבוהה בקרב העובדים, תחושת חשיבות והגברת המחויבות לארגון והן בהיבט הפרודוקטיבי ושיפור היעילות בדגש על המרכיבים הבולטים הבאים:

א. ניתוק ומניעת הסחות דעת – עובדים אשר יוצאים מחוץ לארגון חווים ניתוק מעבודת היום יום. לא ניתן להפריע להם בשאלות והתייעצויות מסדרון, הם אינם חשופים למסכי נתונים ולאתגרים היום יומיים, ותשומת לבם מוקדשת במלואה למטרה לשמה מתקיים המפגש.

ב. יצירתיות – מפגש במתחם חיצוני מנתק את העובד גם מדפוסי החשיבה הקבועים שלו ומביא לריענון, פתיחות ויצירתיות שמהווים נקודות מפנה בקבלת החלטות ובבניית אסטרטגיות ארגוניות.

ג. היררכיה ארגונית – בארגון ובעבודה השוטפת מתקיימים לרוב היררכיה ברורה, אשר מלבד יתרונותיה, עשויה לטמון בחובה גם חוסר בפתיחות ויחסים תפעוליים בלבד בין מנהלים וממונים לעובדי שטח. היציאה אל מחוץ לשטחי הארגון אינה מבטלת את ההיררכיה והסמכויות, אולם יוצרת אווירה קלילה יותר, שיח פתוח ואפשרות להעלות סוגיות חשובות, שאינן מוצאות מקום וביטוי בשגרה.

ד. עבודה היברידית – המונח "עבודה היברידית" לרוב מתייחס לשילוב של עבודה מהבית לצד עבודה פיזית במשרדי הארגון או החברה, אולם בהקשר למודל אופסייט, עבודה היברידית מתייחסת לגיוון סביבת העבודה אשר מחזקת את תחושת ההשקעה בעובדים, מעניקה תחושת חשיבות ויוצרת יותר מחויבות ארגונית לטווח הארוך.

אז כיצד תוכלו לארגן אירוע Offsite מוצלח?

לפני הכל חשוב לדעת שמודל זה מתייחס לאסטרטגיה ארגונית ולשילוב אירועים ומפגשים קבועים מראש במהלך כל השנה במתחמי חוץ. בחירת הלוקיישן תתבצע בהתאם למספר פרמטרים מרכזיים:

1. מרחב מתאים – יש לבחור במרחב המותאם לאופי האירוע כלומר לשקול בין היתר מיקום פתוח או סגור, חלל בגודל המותאם למספר המשתתפים, שילוב בין חללים ברצף תכנוני עם קבלת פנים ורישום, מתחם עבודה, חללים מפוצלים לצוותים וכו' הכל בהתאם לצורכי כל מפגש.

2. נגישות מרבית – חשוב לבחור מקום מפגש במיקום נגיש יחסית, אשר ניתן להגיע אליו גם בתחבורה ציבורית (כאן יש יתרון רב למיקום הנושק לתחנת רכבת לדוגמא) וכולל חניה נוחה וזמינה למגיעים ברכב פרטי.

3. מיתוג ואווירה – המפגש אמנם עתיד להתקיים מחוץ לכותלי הארגון, אולם הארגון הוא זה שמגיע אל המקום ולא רק בהגעה הפיזית של העובדים. לוקיישנים מתאימים המתמחים באירוח חברות וארגונים ידעו לספק חוויית אירוח הכוללת עיצוב ומיתוג בהתאם לדרישות  שלכם מה שייצר תחושת שייכות לצד חדשנות והשראה.

4. וכמובן אוכל – מפגש ארגוני יכלול כיבוד ואוכל הולם בהתאם לשעת המפגש ואורכו. בבסיס יש להציב עמדת קפה, שתיה קלה וכיבוד קל, ובהתאמה לאופי האירוע גם להציע ארוחת בוקר / צהריים / ערב. מלבד ארוחה מגוונת ועשירה חשוב לתת את הדעת על תצורת הגשה שתשתלב באירוע ולא תהווה הסחת דעת.

טיפ אחרון נוסף: בבחירת המתחם המיועד חשוב להתקשר עם מקום אשר מיומן באירוח מפגשי אופסייט ויודע לבצע התאמות נדרשות בהתאם לצרכים הדינמיים שלכם. לצורך העניין, אנחנו יכולים להמליץ לכם בחום על מתחם האירועים העסקיים וחללי האירוח של אצטדיון סמי עופר בחיפה – לחצו כאן לפרטים >>

דילוג לתוכן